Document juridique
Conditions générales de services.
Fiduciaire · Comptabilité · Assistance CFO · Conseil et accompagnement patrimonial
Ces conditions générales (CGS) s'appliquent à toutes les prestations fournies par Cabinet Pilier Sàrl (« Cabinet Pilier ») à ses clientes et clients (« Client »), sauf dérogation écrite expresse.
1. Définitions
- « Prestations » : services fiduciaires, comptables, administratifs, CFO, conseils et accompagnements patrimoniaux décrits au devis ou au contrat.
- « Livrables » : rapports, tableaux, déclarations, bouclements, dossiers et tout document remis au Client.
- « Outils » : Cabinet Pilier exploite Odoo (serveur privé en Suisse, hébergé chez e-Durable) comme ERP, portail client, CRM, comptabilité, salaires, suivi du temps, signature électronique et site web ; Migadu pour la messagerie et l'agenda ; e-Durable pour le stockage et les sauvegardes.
2. Formation du contrat
Le contrat est conclu dès (i) la signature d'un devis, (ii) l'acceptation électronique (e-mail, portail, signature électronique) ou (iii) la fourniture de prestations à la demande du Client. Le périmètre, les délais et le prix sont ceux du devis. À défaut, les tarifs en vigueur s'appliquent.
3. Prestations et limites
Cabinet Pilier fournit les prestations convenues avec soin et diligence, selon une obligation de moyens. Cabinet Pilier procède à un examen de plausibilité des données reçues, sans contrôle exhaustif des pièces ni audit au sens de la loi.
3.1 Prestations typiques
- Comptabilité et bouclements : tenue, rapprochements, écritures de fin d'exercice, annexes, coordination avec réviseur si besoin.
- TVA : décomptes, contrôles, régularisations.
- Salaires : préparation, décomptes, assurances sociales (selon mandat).
- Assistance CFO : reporting, budget, cash-flow, tableaux de bord, analyses.
- Conseil patrimonial : organisation, optimisation, structuration, accompagnement décisionnel, transmission d'entreprise et de patrimoine, création et restructuration de société, planification retraite, coordination des spécialistes.
- Courtage et estimation : selon convention spécifique et dans le respect du cadre légal applicable.
3.2 Exclusions (sauf accord écrit)
- Représentation judiciaire, activité d'avocat ou de notaire.
- Conseil en placement réglementé, gestion de fortune discrétionnaire, activités soumises à la surveillance de la FINMA.
- Garantie d'obtention de crédit, de subvention ou d'un traitement fiscal particulier.
- Audit ou révision au sens de la loi.
4. Obligations du Client
- Fournir des informations exactes, complètes et à jour, ainsi que les justificatifs dans les délais convenus.
- Désigner une personne de contact habilitée à valider les informations et décisions.
- Valider sans délai les livrables soumis à approbation.
- Signaler tout changement d'adresse ou de raison sociale.
Le Client garantit l'exactitude des informations qu'il fournit et tient Cabinet Pilier indemne de toute prétention, amende ou intérêt moratoire résultant d'informations inexactes, incomplètes ou tardives.
5. Outils numériques et portail
La communication, l'échange de documents et la transmission des pièces s'effectuent en priorité via le portail client Odoo de Cabinet Pilier. Selon le mandat, la comptabilité, la facturation et la paie peuvent être tenues dans bexio. L'automatisation réduit la saisie manuelle, mais n'élimine pas le besoin de contrôles ni la responsabilité du Client quant aux données sources.
6. Honoraires et conditions de paiement
6.1 Modèles de facturation
- Forfait/abonnement : montant fixe mensuel incluant un périmètre défini.
- One-shot : prix fixe par prestation (bouclement, mise en place, migration).
- Taux horaire : au temps passé, pour demandes hors périmètre ou urgences.
6.2 Facturation et paiement
- Facturation : mensuelle ou selon jalons. Les abonnements sont payables d'avance.
- TVA : les prix s'entendent hors TVA. Tant que Cabinet Pilier n'est pas assujetti, la mention « non assujetti à la TVA » figure et aucune TVA n'est facturée.
- Paiement : à 15 jours dès la date de facturation. Possibilité de paiement par QR-facture.
- Retard : intérêts moratoires et frais de rappel. Cabinet Pilier peut suspendre les prestations après mise en demeure.
7. Confidentialité
Cabinet Pilier traite comme confidentiels les informations et documents du Client et ne les divulgue qu'aux personnes nécessaires à l'exécution du mandat, sous obligation de confidentialité, ou si la loi l'exige.
8. Protection des données
Le traitement des données personnelles est décrit dans la Politique de confidentialité.
9. KYC / LBA
Selon la nature des prestations, Cabinet Pilier peut exiger des informations et documents d'identification (KYC), identifier l'ayant droit économique et documenter la provenance des fonds. Cabinet Pilier n'exécute aucun ordre de paiement et ne détient aucun avoir de Client ; elle n'agit pas comme intermédiaire financier au sens de la LBA pour ses prestations fiduciaires et de conseil.
10. Responsabilité
Cabinet Pilier dispose d'une assurance responsabilité civile professionnelle. Elle répond des dommages directs prouvés causés par une violation fautive du contrat, dans les limites légales. Sauf faute grave ou dol (art. 100 CO), la responsabilité totale de Cabinet Pilier est limitée, par sinistre, au montant le plus élevé entre (i) les honoraires payés par le Client au cours des douze derniers mois pour les prestations en cause et (ii) la couverture effective de son assurance RC professionnelle pour le sinistre.
Sont exclus : dommages indirects (perte de profit, perte de chance, atteinte à l'image), décisions d'autorités, conséquences d'informations erronées fournies par le Client, ou incidents imputables à des systèmes tiers.
11. Sous-traitance et remplacement
Cabinet Pilier peut recourir à des collaborateurs et sous-traitants qualifiés, en demeurant responsable de la bonne exécution. Un remplacement (maladie, absence) peut être assuré par un autre collaborateur habilité.
12. Durée et résiliation
Pour les prestations en abonnement, le contrat est conclu pour la durée allant de la date d'acceptation jusqu'à la fin de l'exercice fiscal du Client (par défaut : 31.12). À défaut de résiliation valable, le contrat est reconduit automatiquement pour un exercice supplémentaire.
Résiliation ordinaire : chaque partie peut résilier pour la fin de l'exercice fiscal moyennant un préavis écrit de 3 mois. Pour un exercice se terminant au 31.12, l'avis doit parvenir au plus tard le 30.09.
Résiliation en cours d'exercice : le droit de révoquer le mandat en tout temps (art. 404 CO) demeure réservé. Le Client demeure redevable des prestations exécutées et des frais engagés. Si la résiliation intervient en temps inopportun, Cabinet Pilier peut prétendre à une indemnité couvrant le dommage effectif.
Clients privés : lorsque le contrat est conclu hors des locaux, le droit de révocation légal (art. 40a ss CO) s'applique (14 jours).
13. Propriété intellectuelle
Les méthodes, modèles, outils et savoir-faire de Cabinet Pilier demeurent sa propriété. Le Client reçoit un droit d'usage des livrables pour ses besoins propres, dès paiement intégral.
14. Droit applicable et for
Le droit suisse est applicable. Sous réserve de dispositions impératives, le for est au siège de Cabinet Pilier (Canton de Vaud).
15. Coordonnées
Dernière mise à jour : [À COMPLÉTER]. La présente version annule et remplace les précédentes.
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